انتظر قليلا

السكرتارية الإدارية

السعر:

       تطور مفهوم السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب تطوراً كبيراً مسايراً بذلك تطور العلوم الإدارية بكل جوانبها النظرية والتطبيقية  حيث انتقلت السكرتارية الحديثة و إدارة المكاتب إلي مرحلة جديدة حيث أصبحت مجالاً مثيراً وجذاباً لكثير من الموظفين المهرة ذوي القدرات المتميزة متأثرة بالتغيرات التقنية السريعة والمتلاحقة التي حدثت في السنوات القليلة الماضية في مجالات الآلات والأجهزة المكتبية ورفع كفاءة العاملين بها ليصبحوا أكثر إنتاجية وفاعلية .

التفاصيل

أهداف الدورة

 بنهاية التدريب يكون المشارك قادراَ علي :-

  1. تحديد مفاهيم السكرتارية – مدير المكتب
  2. إعداد الرسائل والمذكرات والتقارير .
  3. السيطرة علي الإتصالات الهاتفية والبريد الصادر والوارد .
  4. إدارة الإجتماعات .
  5. تنظيم مقابلات الزوار للرئيس .
  6. تنظيم السفريات والحجوزات .
  7. إدارة الوقت بفاعلية .
  8. تنظيم المحفوظات .
  9. إعداد النماذج المكتبية .
  10. استخدام التقنيات المكتبية الحديثة .

 

محتوى الدورة

المحاور

الفصل الأول :

- مقدمة

- نشاط تمهيدي

- مفهوم السكرتارية

- أنواع السكرتارية

- المهارات الواجب توافرها في السكرتير

- تطبيقات

الفصل الثاني :

- أبرز وظائف الإدارة ذات العلاقة بالسكرتارية

- موقع السكرتير على الخريطة التنظيمية

- دور السكرتير في تنظيم وإدارة مكتب الرئيس

- تطبيقات

الفصل الثالث: إجراء ومعالجة الاتصالات  الهاتفية بمهارة

- مفهوم الاتصالات  الهاتفية

- أهمية الاتصالات  الهاتفية

- قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي

- الشخصية الهاتفية ومعالجة الاتصالات  الواردة والصادرة

- تطبيقات

- الفصل الرابع : تنظيم اجتماعات المدير

- مفهوم االجتماع

- مقومات نجاح االجتماعات

- أنواع االجتماعات

- دور السكرتير في تنظيم االجتماعات

- قبل االجتماع

- أثناء االجتماع

- بعد االجتماع

- تطبيقات

الفصل الخامس : تنظيم مقابلات الزوار للرئيس

  • أهمية تنظيم لقاءات الرئيس واستقبال الزوار .
  • كيف تكون الزيارة ناجحة .
  • دور السكرتير أو مدير المكتب في اتمام زيارة الرئيس .
  • اعداد سجل الزيارات
  • استقبال الزائرين حسب أنواعهم
  • كيفية التعامل مع الزيارات التي تستغرق أكثر من الوقت المحدد لها .
  • إلغاء موعد محدد للزيارة .

 الفصل السادس : تنظيم السفريات والحجوزات

  • ترتيبات خطة السفر وعمل الحجوزات .
  • تحديد مكان وزمان السفر
  • اجراءات حجز وسيلة ومكان الإقامة
  • اجراءات تصاريح الدخول والمغادرة .
  • تأكيد موعد السفر
  • تأمين الوثائق المطلوبة
  • اعداد الترتيبات المالية للمرحلة .
  • تنظيم جدول وبرنامج السفر .
  • دور السكرتير اثناء غياب الرئيس
  • دور السكرتير بعد عودة الرئيس .

الفصل السابع : ادارة الوقت

  1. احكام السيطرة علي الوقت .
  • تصميم جدول الاعمال
  • اخضاع الوقت لإرادتك .
  • الرد علي اعتراضات عدم  انشاء جدول الاعمال .
  1. تنظيم وتخطيط الوقت
  • استعمال ساعات العمل الهادئة في المهام ذات الأولوية .
  • ضع خطتك اليومية
  • رتب مواعيدك
  • التزم بخطتك
  1. تحديد الأولويات
  • فوائد ترتيب الأولويات
  • مضيعات الوقت  .... أسبابها وطرق التغلب عليها .
  • طرق مواجهة بعض المضيعات .

الفصل الثامن : تنظيم المحفوظات

  • تصنيف وترتيب الوثائق
  • الأنظمة العالمية للتصنيف
  • الترتيب
  • ترحيل واتلاف الوثائق
  • الارشفة الألكترونية / إدارة الوثائق إلكترونياً
  • المواصفات الفنية في نظم الأرشفة الإلكترونية .
  •  مميزات الأرشفة الإلكترونية  .

الفصل التاسع : النماذج المكتبية

  • ماهي النماذج
  • فؤائد استخدام النماذج
  • خطوات تصميم النماذج
  • أمثلة للنماذج الورقية
  • النماذج الإلكترونية
  • تعبئة النماذج علي الانترنت

الفصل العاشر : التقنيات المكتبية الحديثة .

  • الحاسب الآلي
  • المكونات – البرامج
  • استخدامات الحاسب الآلي في الاعمال المكتبية
  • الطابعة
  • آلات التصوير
  • الماسح الضوئي
  • الفاكس