انتظر قليلا

الأساليب الحديثة للتوثيق والتخطيط والتنظيم

السعر:

والإدارة الجيدة هي التي تسعى باستمرار إلى البقاء والنمو والنجاح وإذا ما أرادت أن يتحقق ذلك لها فلابد من أن تركز على التخطيط، فالمخطط هو الذي يبحث عن التجديد والابتكار والنظر الى المستقبل وهو الشخص الذي يتمتع بأفضل فرصة لجمع موارد المنشأة للوصول إلى تحقيق الأهداف المرسومة والمحددة.

فالتخطيط يعتبر مدخلا لحل المشكلات ومنهجا لتحقيق الغايات به يتغلب الانسان الواعي على ما يحتمل أن يصادفه من ظروف يجهلها في حاضره.  وباختصار فان التخطيط لا يمكن لاي مشروع أو مؤسسة أو فرد الاستغناء عنه إطلاقاً فهو أصبح من الضروريات في المؤسسات بل على مستوى الافراد داخل المجتمع.

 و تعتبر عملية الأرشفة والتوثيق الإلكتروني إحدي الركائز الأساسية لأي عمل تنظيمي ويعتبرالتوثيق واحد من أولويات الإدارة لما له من إرتباط مباشر بكل العمليات الإدارية علي كافة المستويات .   

التفاصيل

أهداف الدورة

 بنهاية الدورة سيتمكن المشاركين من :-

  1. تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين وإسترجاع الوثائق والمستندات إلكترونياً .
  2. التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية وتطويرها لخدمة المجال  من حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات .
  3. تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات  تأمين وحماية الأرشيف الإلكتروني .
  4. التعرف علي  أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها .
  5. إنشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس كامل لمستندات المؤسسة .
  6. اطلاع المشاركين علي المواصفة الدولية المتعلقة  بحفظ  الوثائق والملفات .
  7. فهم العمليات الإدارية ووظائفها الرئيسية والربط بينها
  8. إعداد النماذج الدينميكية للتقارير اليومية والشهرية
  9. الإستخدام الكفوء لنماذج المتابعة والتقييم واعداد الخطط والجداول الزمنية لتنفيذها.
  10. توظيف نتائج المتابعة والتقييم في تحسين العمل بصورة مستمرة .
  11. تطبيق أساليب التخطيط الفعال في الواقع العملي وكيفية المتابعة المستمرة عن بعد .
  12. الابداع في التخطيط ومتابعة العمل .

الاهداف التفصيلية للدورة التدريبية:

  • فهم العملية الادارية ووظائفها الرئيسية والربط بينها
  • صياغة خطط تنفيذ الاعمال اليومية والاسبوعية والشهرية والسنوية.
  • الاستخدام الكفوء لنماذج المتابعة والتقييم.
  • توظيف نتائج المتابعة والتقييم في تحسين العمل بصورة مستمرة.
  • تطبيق أساليب التخطيط الفعال في الواقع العملي وكيفية المتابعة المستمرة عن بعد .
  • الإبداع في التخطيط و متابعة العمل.
محتوى الدورة

 المحاور

الفصل الأول  : مفهوم التخطيط وآلياته وأبعاده في مجال الإدارة

  • مفهوم التخطيط
  • ما المقصود بالخطة
  • أهمية التخطيط  
  • تحديد الأهداف
  • ما المقصود بالأهداف
  • هرمية الأهداف
  • مَنْ الذي يقوم بالتخطيط؟
  • التخطيط الاستراتيجي
  • مستويات التخطيط
  • مقومات ومبادئ التخطيط الفعال
  • خطوات التخطيط
  • أنواع الخطط

الفصل الثاني : التنظيم(هندسة العمليات)   

  • مقدمة حول التنظيم
  • تعريف التنظيم
  • الخرائط التنظيمية وتوصيف الوظائف
  • مبادئ التنظيم
  • تقييم الهيكل التنظيمي
  • التنسيق: علاقة روحية بين التخطيط والتنظيم
  • مبادئ التنسيق الفعال
  • التنسيق ووظيفة شموليته
  • طبيعة وغرض التنسيق
  • أساليب تحقيق التنسيق
  • مزايا التنسيق

الفصل الثالث : الأرشفة الألكترونية .

  • الإدارة الإلكترونية
  • عناصر الإدارة الإلكترونية
  • أهم فوائد ومزايا الأرشفة الإلكترونية
  • أهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الأرشفة الإلكترونية .
  • نظم الأرشفة الإلكترونية .
  • مميزات نظام إدارة وأرشفة الوثائق
  • المعايير التي تحدد ما التطبيق المناسب للمجال وامكانية تطويرية

الفصل الرابع : الأرشفة وتنظيم الملفات .

  • طرق التصنيف والفهرسة .
  • متطلبات الأرشفة
  • خصائص الأرشفة
  • طرق صيانة الملفات
  • البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة

الفصل الخامس : نظم إدارة الوثائق

  • التعامل مع البرمجيات الجاهزة .
  • معرفة طرق الحفظ الإلكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونياً .
  • التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة زالمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة .
  • عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة علي توفيرها .
  • طرق حماية وحفظ المستندات السرية كذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تدول المستندات .
  • استخدام EXCEL  لتسهيل الحفظ والاسترجاع .
  • استخدام OUTLOOK في المراسلات الإلكترونية .
  • استخادم Access  في بناء قواعد البيانات .
  • التعامل مع الواجهات ومعرفة الصلاحيات والقيود.
  • تطبيقات في الأرشيف وتدفق الأعمال .

الفصل السادس : بناء نظام التوثيق والحفظ والفهرسة .

  • إنشاء نظام حفظ مناسباً للمنظمة .  
  • تنظيم وإدارة الوثائق الإلكترونية .
  • النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق.
  • إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية .
  • أمن المعلومات والنسخ الإحتياطي .

الفصل السابع : المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات .

  • التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث .
  • تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها .
  • مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ .
  • شروط أحكام الوثائق والملفات .
  • أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات .
  • أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة .
  • التنظيم الفني للمحفوظات.
  • مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات .
  • نموذج فهرس دليل المحفوظات.
  • نموذج فهرس محتويات ملف .
  • نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ .
  • نموذج بطاقة أحالة محفوظة .
  • استرجاع الوثائق والملفات .
  • مفهوم استرجاع الوثائق والملفات .
  • إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق .

الفصل الثامن : الإعداد لبناء الأرشيف

  • التصنيف – الترميز – الترتيب – الفهرسة .
  • المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف .
  • المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف .
  • الإعداد لبناء الأرشيف .
  • تحديد محتويات الأرشيف .
  • تشخيص واقع الوثائق .
  • جداول مدد استيفاء الوثائق .
  • مراحل التنظيم الفني للوثائق .
  • المرحلة الأولي : التصنيف .
  • المرحلة الثانية : الترميز ( التكويد ) .
  • المرحلة الثالثة : الترتيب .
  • المرحلة الرابعة : الفهرسة .

الفصل التاسع مواصفات الأيزو العالمية الخاصة بحفظ الوثائق و أرشفتها .

  • طرق وأساليب حفظ الملفات وتوثيقها إلكترونياً .
  • وسائل الأرشفة وحفظ السجلات وتوثيقها إلكترونياً .